SISÄINEN VALVONTA

Aspon sisäisen valvonnan erityisenä tavoitteena on varmistaa toiminnan kannattavuus ja tehokkuus, luotettava taloudellinen raportointi ja soveltuvien lakien ja määräysten sekä sovittujen käytäntöjen ja toimintaperiaatteiden noudattaminen. Aspon sisäinen valvonta käsittää liiketoimintaprosesseihin sisäänrakennetun valvonnan, konsernin johtamisjärjestelmän ja koko konsernin kattavan taloudellisen raportoinnin valvonnan. Sisäinen valvonta on oleellinen osa yhtiön johtamista, riskienhallintaa ja hallintoa. Sisäisen valvonnan tavoitteena on saada aikaan riittävä varmuus päämäärien ja tavoitteiden saavuttamisesta seuraavissa asioissa:

• toiminnan tuloksellisuus ja tehokkuus sekä pääomien hallinta
• taloudellisen ja toiminnallisen tiedon luotettavuus ja eheys
• lakien, määräysten ja sopimusten sekä eettisten periaatteiden ja yhteiskuntavastuun noudattaminen 
• omaisuuden ja brändien turvaaminen ja vastuullinen hoitaminen
  
  

Vastuu sisäisen valvonnan järjestämisestä kuuluu hallitukselle ja toimitusjohtajalle sekä konsernissa että eri liiketoiminnoissa. Hallitus on vastuussa osakkeenomistajille ja toimitusjohtaja hallitukselle. Sisäisen tarkastuksen toiminto tukee konsernin ja liiketoiminnan johtoa sisäisen valvonnan tehtävässä ja tavoitteena on antaa Aspon hallitukselle riittävä varmuus sisäisen valvonnan toimivuudesta.

TALOUDELLINEN RAPORTOINTI

Taloudellisen raportoinnin valvonta perustuu liiketoimintaprosessien valvontaan. Taloudelliseen raportointiin käytettävä tieto syntyy liiketoimintaprosessien edetessä ja vastuu tiedon oikeellisuudesta on kaikilla prosessiin osallistuvilla. Talouden raportointiprosessi on hajautettu ja sitä valvoo tarkastusvaliokunta.

Konsernitilinpäätös laaditaan EU:ssa käyttöön hyväksyttyjen IFRS-standardien mukaan, emoyhtiön ja suomalaisten tytäryhtiöiden tilinpäätökset laaditaan Suomessa voimassa olevien tilinpäätöksen laadintaa koskevien lakien ja säännösten mukaan. Jokainen erillisyhtiö noudattaa kirjanpidossaan sijaintimaan lainsäädäntöä, mutta raportoi tiedot Aspon antaman laskentaohjeistuksen mukaisesti. Yksittäisillä yrityksillä voi olla oma tilipuitteistonsa, mutta niiden tiedot konsolidoidaan yhteistä tilipuitteistoa noudattaen toimialatasolle, jossa niiden oikeellisuus arvioidaan ja siirretään edelleen konsernitasolle. Aspo-konsernin tiedot tarkistetaan ja niiden laatu arvioidaan kuukausittain. Jokaisessa välivaiheessa tiedon laadusta ja sen tuottamisen prosessista vastuussa oleva yksikkö arvioi tiedon oikeellisuutta. Konsernitason tarkistus- ja täsmäytysmekanismit ovat käytössä kvartaalien lisäksi kuukausittain.

Taloudellista raportointia varten konsernilla on käytössä tarvittavat raportointijärjestelmät, jotka on hajautettu ja joiden käytössä noudatetaan sisäisen valvonnan periaatteita. Asetettujen tavoitteiden toteutumista seurataan kuukausittain konsernin konsolidointi- ja raportointijärjestelmän avulla. Järjestelmä kattaa toteutuma- ja vertailutietojen lisäksi ajantasaiset ennusteet. Aspon hallitus saa vastaavat raportit käyttöönsä kuukausittain. Hallitus arvioi konsernin tilaa ja tulevaisuutta saamansa tiedon perusteella. Hallitus vastaa tilinpäätöksen sisällöstä ja sen julkaisemisesta.

Raportoinnin oikeellisuutta ja prosessien toimivuutta arvioi tarkastusvaliokunnan lisäksi riippumaton ulkopuolinen tilintarkastusyhteisö.

SISÄINEN TARKASTUS

Sisäinen tarkastus avustaa hallitusta sen valvontatehtävän hoidossa mm. arvioimalla Aspon toiminnan tavoitteiden saavuttamiseksi ylläpidetyn sisäisen valvonnan tasoa. Sisäinen tarkastus tukee organisaatiota arvioimalla ja varmistamalla liiketoimintaprosessien, riskienhallinnan sekä johtamisen ja hallinnon toimivuutta.

Sisäisen tarkastuksen toimintaperiaatteet vahvistetaan hallituksen antamissa sisäisen valvonnan periaatteissa. Toiminnan koordinointi kuuluu konsernin lakiasiainjohtajalle, ja toiminnon havainnoista raportoidaan toimitusjohtajalle, tarkastusvaliokunnalle ja hallitukselle. Sisäinen tarkastus on organisoitu konsernin kokoa vastaavaksi ja tarvittaessa hankitaan lisäresursseja ja erikoisosaamista. Tarkastukset perustuvat riskien arviointiin. Tarkastustyön arvioinnin ja varmistuksen kohteena ovat toimintojen tuloksellisuus ja tehokkuus, taloudellisen ja toiminnallisen raportoinnin luotettavuus, toiminnan lainmukaisuus ja varojen turvaaminen.

Tarkastuksista laaditaan kirjallinen raportti, joka jaetaan konsernin toimitusjohtajalle, tarkastettavan alakonsernin ylimmälle johdolle sekä tarkastettavan toiminnon tai yksikön johdolle. Sisäinen tarkastus laatii Aspon hallituksen tarkastusvaliokunnalle vähintään neljännesvuosittain yhteenvetoraportin suoritetuista tarkastuksista, merkittävimmistä havainnoista sekä sovituista toimenpiteistä.

Tarkastusvaliokunta seuraa sisäisen tarkastuksen toimintaa ja tehokkuutta säännöllisesti kokouksissaan, sekä käsittelee sisäisen tarkastuksen suunnitelmia ja raportteja.